Deskripsi 

Pelatihan Managing Office And Filling System – Tuntutan global dewasa ini mendorong aktifitas kantor untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi yang up to date. Manajemen kantor dituntut untuk tidak saja memberikan pelayanan yang dibutuhkan tetapi mengambil inisiatif agar pekerjaan dapat diselesaikan tepat waku, tepat sasaran dan dengancara yang sifisien.

Staff dituntut untuk  memiliki pengetahuan yang memadai dan terbaru mengenai administrasi perkantoran. Pengetahuan tersebut meliputi antara lain tentang pengelolaan informasi (mengumpulkan, mencatat, menggandakan, mendistribusikan, serta menyimpan data dan informasi) dan pelayanan tata usaha kantor (tata ruang kantor, pelayanan telepon, serta pelayanan tamu).

Pelatihan ini dirancang bagi karyawan yang bekerja di bagian administrasi, baik sebagai office manager, staf administrasi, maupun sekretaris, agar mereka mampu meningkatkan profesionalitas kerja guna mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan. Disamping itu pelatihan ini bertujuan untuk mempelajari tata kelola kantor berdasarkan sistem lean office (5S). Selain itu dipelajari juga cara pengelolaan arsip dan aset perusahaan, dan bagaimana melakukan manajemen korespondensi dalam mengelola arsip.

Sasaran Pelatihan Managing Office And Filling System :

1. Memahami fungsi dan peran kantor dalam organisasi
2. Mampu mengelola informasi yan dibutuhkan oleh unit-unit lain
3. Mampu menyimpan dan mengelola arsip (sistim filling) dengan baik
4. Memahami pentingnya Standard Operation Procedure (SOP) untuk kelancaran aktifitas kantor
5. Mampu mempraktekan lean office (5S) di tempat kerja.
6. Menguasai pengelolaan arsip perkantoran.
7. Mampu mengelola aset kantor.

Materi Pelatihan Managing Office And Filling System :

DAY – 1 :

1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern

1. Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
2. Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
3. Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
4. Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.

2. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)

1. Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
2. Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
3. Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor

1. 4 Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.
2. Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
3. Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
4. Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
5. Kewenangan sekretaris / pengelola arsip
6. Mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA

4. Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)

1. Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
2. Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
3. Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.

DAY – 2 :

5. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management

1. Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
2. Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
3. Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
4. Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
5. Sistem indeks dan abjad dalam filing.

6. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan

1. Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
2. Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
3. Motivasi dan urgensi dasar pembuatan SOP
4. Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
5. Peringkat kinerja dan service level.
6. Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
7. Pengaruh SOP guna peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.

7. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru

1. Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
2. Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
3. Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
4. Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya

8. Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

1. Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
2. Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
3. Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:

• Pembuatan tim,
• Rencana gemba Kaizen
• Rencana Implementasi
• Rencana pembudayaan.

Peserta :

Pimpinan (manajer / supervisor / head section) atau support personnel (staf Administrasi / Sekretaris) yang terlibat dalam kegiatan administrasi kantor atau pengarsipan dokumen perusahaan

Metode : Presentasi, Diskusi , Brainstorming, Case Study, Evaluasi

Fasilitator : 

Para praktisi experts yang telah banyak memberikan training dengan topik Managing Office And Filling System dengan menggunakan tools yang maksimal dalam mengembangkan Profesi & Karier serta meningkatkan kemampuan diri Peserta Training.

BENEFITS
Online Class	In Class
1. Soft Copy Materi 2. e-Certificate 3. Link Zoom Online 4. Training Record 5. Qualified Instructor	1. Training Module 2. Certificate 3. Workshop Kit 4. Training Photo 5. Training Room with Full AC Facilities and multimedia 6. Once lunch and twice coffee break 7. Qualified Instructor 8. Tidak termasuk penginapan

Biaya & Tempat Training Managing Office And Filling System

Program Regular – Private Group (minimal 3 peserta)
Rp. 4.900.000,- / orang

Program In House Training (Materi Pelatihan Custom)
Mulai dari Rp. 25 juta / kelas

Waktu: 09.00 WIB – 16.00 WIB

Biaya sudah termasuk:

• Modul pelatihan
• Sertifikat
• Coffee break dan makan siang

Catatan: Biaya tidak termasuk akomodasi penginapan.

Venue (Jakarta)
Harris Hotel Tebet, Fave Hotel Gatot Subroto, Kuretakeso Hotel Kemang, Blue Sky Slipi, Dreamtel Hotel Menteng, Puri Denpasar Hotel Kuningan.

Venue (Bandung)
Aston Tropicana, Golden Flower Hotel, Gino Ferucci, Aston Pasteur, Grand Tjokro, Banana Inn